De uren van je werknemers op de juiste manier bijhouden

Voor elk bedrijf is het van belang om de uren die je werknemers werken bij te houden. Niet alleen is het wettelijk verplicht om te registreren wanneer je werknemers werken en wanneer zij op vakantie, met verlof of ziek zijn, hetgeen ook inhoudt dat de inspectie er bij een controle naar kan vragen, maar deze gegevens kunnen ook voor je bedrijf ontzettend waardevol zijn. Zo kun je met een juiste en secure tijdregistratie belangrijke beslissingen over inzet van personeel maken, en ook makkelijker kijken wie wanneer ingedeeld dient te worden.  

Tijdregistratie op kantoren  

In het geval van kantoorbanen, waarbij zo goed als alle werknemers een vast contract met vooraf vastgelegde werkuren hebben, is het bijhouden van een tijdsadministratie vaak redelijk gemakkelijk. Doordat bekend is welke uren gewerkt worden en wat de gebruikelijke pauzetijden zijn, kun je door te extrapoleren al snel een goed overzicht van de gewerkte uren van je werknemers maken. Hier dien je dan alleen nog afwezige uren vanaf te trekken, hetgeen op zichzelf wel goede administratie vergt maar slechts weinig werk zal vergen. Toch kan het ook voor dit soort bedrijven de moeite waard zijn om meer data te verzamelen dan strikt noodzakelijk is, bijvoorbeeld over de locaties waar werknemers zich vaak bevinden door data van toegangspassen te gebruiken. Dit kan namelijk interessante bevinden opleveren waarop je je bedrijfsvoering kan aanpassen: als bijvoorbeeld blijkt dat veel werknemers een bepaalde locatie prefereren kun je ervoor kiezen om hier meer werkplekken of betere voorzieningen te creëren. 

Tijdregistratie bij irregulier werk  

In andere sectoren, zoals bijvoorbeeld in de logistiek of bij supermarkten, is het echter een stuk gebruikelijker dat werknemers irregulier werken, doordat zij bijvoorbeeld veelal op oproepbasis werken. In dit soort gevallen is het haast onmogelijk om een goede urenregistratie personeel te extrapoleren, en zodoende zul je echt uur voor uur moeten vastleggen welke werknemers werkzaam zijn. Hiervoor zijn verschillende systemen op de markt, maar de meest traditionele en tevens populaire is het gebruik van een prikklok. Hiermee kunnen werknemers aan de hand van een pasje of code zelf invoeren wanneer zij beginnen en eindigen met hun werkzaamheden, en wanneer zij bijvoorbeeld pauze houden. Dit neemt erg veel werk uit handen, maar vergt van het personeel wel secuur werk: als er regelmatig wordt verzuimt dit correct in te voeren is de administratie immers niet meer op orde.